Как распечатать этикетки из списка Excel

Печать почтовых этикеток может показаться простой задачей, если только вам не нужно распечатать их тонну. Вручную вводить имена и адреса в документ Word и распечатывать их может стать утомительным занятием и привести к ошибкам. К счастью, вы можете использовать комбинацию Word и Excel, чтобы существенно упростить эту утомительную задачу, избежав при этом ошибок.

Функция «Слияние писем» — это универсальная функция Word, которая в первую очередь помогает создавать индивидуальные массовые рассылки и письма для отдельных получателей. Помимо основного использования, эта удобная функция также может помочь в печати этикеток из списка Excel. Mail Merge позволяет выполнять множество настроек меток и адресов с помощью предустановок меток и удобных параметров адреса. Весь процесс создания и печати этикетки происходит в Word, но список рассылки Excel также играет решающую роль. Вот подробное руководство о том, как массово печатать почтовые этикетки с помощью списка рассылки Excel.

Первым шагом при печати почтовых этикеток является создание списка получателей с их именами и адресами. Стандартная почтовая этикетка содержит имя, фамилию, почтовый адрес, город, штат, страну и почтовый индекс получателя. Чтобы создать список рассылки в Excel, создайте столбец для каждого из этих полей в том же порядке. Затем введите данные для каждого получателя в отдельной строке. Обязательно используйте единообразное форматирование и не оставляйте пробелов, чтобы избежать ошибок во время слияния. Чтобы проверить наличие пробелов, просто примените фильтры ко всей таблице получателей и найдите пробелы в раскрывающемся списке (что-то полезное во всех видах электронных таблиц). Наконец, убедитесь, что почтовый индекс имеет цифровой формат, и сохраните список рассылки в нужном месте. Это все, что касается части Excel, поскольку в следующих шагах теперь используется функция слияния почты Word для создания отдельных меток.

Вот пошаговое руководство по печати этикеток в Word с помощью Mail Merge:

1. Откройте пустой документ Word и перейдите на вкладку «Рассылка».

   

2. Теперь нажмите кнопку «Начать слияние почты» и выберите «Пошаговый мастер слияния почты». Использование мастера упрощает весь процесс, разбивая его на шесть основных этапов.

   

3. На первом этапе выберите «Этикетки» в качестве типа документа и нажмите «Далее».

   

4. На следующем шаге вам будет предложено выбрать исходный документ. Поскольку мы начали с пустого документа, мы можем просто обновить макет документа, чтобы он соответствовал меткам: выберите опцию «Изменить макет документа» и нажмите «Параметры метки», выделенные синим цветом.

   

5. Диалоговое окно «Параметры метки» позволяет настроить метки в соответствии с вашими потребностями. Выберите поставщика этикеток и номер продукта, который соответствует вашим требованиям, и нажмите «ОК».

   

6. Следующий шаг включает интеграцию списка рассылки Excel в мастере слияния писем. Просто выберите опцию «Использовать существующий список» и найдите список рассылки.

   

7. Диалоговое окно «Выбор таблицы» позволяет вам выбрать таблицу, содержащую список рассылки. Поскольку наш список рассылки содержит только одну таблицу, нажмите «ОК», чтобы перейти к следующему шагу.

   

8. Диалоговое окно «Получатели слияния» позволяет отменить выбор нежелательных получателей перед использованием их в метках. Более того, вы можете сортировать, фильтровать и даже удалять дубликаты из своего списка из того же меню. Если вас устраивает окончательный список, нажмите «ОК».

   

9. На следующем шаге вы можете упорядочить метки и изменить внешний вид блока адреса. Нажмите «Блок адреса», чтобы открыть диалоговое окно «Вставить блок адреса». Измените настройки блока адресов и нажмите «Обновить все метки», чтобы скопировать одинаковые настройки для всех меток.

   

10. На следующем шаге показан предварительный просмотр страницы с окончательными метками с правильным форматированием. Перед печатью этикеток можно в последний раз отредактировать список получателей. После проверки предварительного просмотра нажмите «ОК», чтобы перейти к последнему шагу.

    

11. Наконец, нажмите «Печать», чтобы распечатать почтовые этикетки, выбрав принтер и настройки печати.

    

Хотя напечатанные этикетки технически хороши, их вырезание без правильных границ может привести к случайным порезам. Вот как вы можете добавить границы к каждой почтовой этикетке:

1. После шага 10 нажмите на маркер перетаскивания в верхнем левом углу, чтобы выбрать все метки.

   

2. Теперь нажмите на раскрывающийся список границ, чтобы выбрать границы.

   

3. Выберите «Все границы», чтобы применить границы.

   

Это должно добавить границы ко всем меткам, но вы можете отрегулировать поля, чтобы их было легче вырезать. Вот как можно добавить поля к каждой метке:

1. Щелкните левой кнопкой мыши маркер перетаскивания, чтобы выбрать всю таблицу. Теперь щелкните правой кнопкой мыши тот же маркер перетаскивания, чтобы открыть меню таблицы.

   

2. Перейдите к свойствам таблицы, чтобы открыть диалоговое окно.

   

3. Теперь нажмите кнопку «Параметры», чтобы открыть «Параметры таблицы».

   

4. Затем отрегулируйте поля по своему вкусу и нажмите ОК.

Наконец, распечатайте эту версию почтовых наклеек и используйте их в дороге!